Mes 6 conseils d’organisation favoris

par | 14 Sep 2023

Je vous partage 6 de mes conseils d’organisation favoris pour mieux organiser votre travail au quotidien et avancer plus sereinement vers vos objectifs. 🚀

Vous êtes pressé.e ?
En voici un résumé 😉

J’aborde aujourd’hui le grand sujet de l’organisation.

Pourquoi ?

Parce que bien que chez l’Agence Elona, nous proposons avant tout un service de conseil en communication et en marketing, derrière les blocages, le manque de résultat et les projets qui n’aboutissent pas, il y a souvent un grand manque d’organisation.

Honnêtement, parmi les personnes qu’on accompagne, dans 80% des cas (et même plus 🙄), c’est l’organisation qui pèche.

Je ne compte pas le nombre de fois où on a des reports de coaching ou des créations de site qui prennent plus de temps que prévu parce que la personne avec qui on travaille n’arrive pas à tenir ses délais et ses engagements.

Je ne dis pas ça pour jeter la pierre à qui que ce soi mais simplement parce que l’organisation est une VRAIE compétence. Comme telle, elle s’apprend et se développe.

C’est selon moi l’une des compétences entrepreneuriales majeures et un véritable atout quand il s’agit de développer efficacement et durablement son activité. 🙏

Je ne viens pas réinventer la roue et vous présenter des techniques d’organisation farfelues. Je souhaite simplement vous partager celles que j’ai personnellement mises en place et qui sont pour moi les plus importantes dans mon quotidien.

J’ai toujours été très férue d’organisation et je pense sincèrement que mes compétences en organisation m’ont beaucoup aidée, autant dans ma vie professionnelle que personnelle.

J’espère que ça pourra vous aider vous aussi à mettre en place de nouvelles habitudes. 💪

Organisez votre espace de travail

Je ne parle pas ici d’espace physique, dans le sens d’avoir un beau bureau tout propre. Bien sûr, ça peut jouer. On dit qu’un bureau mal rangé, c’est un esprit embrouillé et que le ranger permet d’y voir plus clair.

Personnellement, l’état de rangement de mon bureau n’a pas beaucoup d’impact sur mon organisation ou ma productivité. 🤷‍♀️

Par contre, ce qui fait toute la différence, c’est l’organisation de mes outils de travail :

Des e-mails triés, supprimés et lus quotidiennement

J’ai 3 adresses e-mails qui servent toutes un but différent. J’y reçois des types d’e-mails bien distincts et je trie tout dans des dossiers. De la même façon, je range et trie régulièrement les fichiers de mon ordinateur (téléchargements et autres).

Je suis uniquement abonnée à des newsletters que je prends le temps de lire dans un créneau hebdomadaire dédié. Si je ne les lis pas, je me désabonne. Si je prends du retard, je fais l’effort de me bloquer 1h dans la semaine pour en lire la majorité.

Je prends un temps en début de journée et un temps en fin de journée pour répondre à mes e-mails et en envoyer. Sauf cas particulier, je réponds rarement à mes e-mails à d’autres moments de la journée.

Je trie mes boîtes e-mails tous les jours en ne laissant que les e-mails à traiter dans ma boîte de réception. Ça ne me prend jamais plus de 2 minutes.

🎯 Résultat : je ne me sens pas débordée en ouvrant mon ordinateur le matin, je sais retrouver les infos rapidement et facilement quand j’en ai besoin, je vois en un coup d’œil les e-mails prioritaires auxquels je dois répondre.

Concentrez toutes vos informations au même endroit

Chez Elona, on utilise un outil de gestion centralisé qui s’appelle Notion et dans lequel nous regroupons tous les projets en cours, notes, idées, contenus, suivi client, tâches à réaliser…

Ça a 2 avantages majeurs :

  • Je sais exactement (et Coline aussi) où trouver les informations et où reprendre un travail en cours. Je ne me perds pas dans 10 carnets, 3 to-do ou 4 feuilles de prises de notes différents. Je ne perds pas non plus mes informations… 🙄
  • Je diminue ma charge mentale x100 : dès que j’ai une idée ou une nouvelle tâche à réaliser, je l’inscris dans la page dédiée de mon espace Notion. J’en suis ensuite débarrassée sans avoir à la garder dans un coin de ma tête et à m’efforcer de ne pas l’oublier.

Une To Do épurée

Je déteeeeeeeeeeste les listes to-do à rallonge.

Je sais que ça peut aider certaines personnes de tout noter sur leur to-do, jusqu’à la moindre petite tâche prévue dans la journée. De mon côté, ça me donne plutôt l’impression d’avoir un tas de choses à faire, de ne pas savoir par où commencer et ça me démoralise. 😩

Je préfère me limiter à 2-3 tâches principales par jour. Pour le reste, ayant mis une bonne routine en place (e-mails, comptabilité, etc), je fais mes autres tâches de la journée de façon automatique sans avoir à me poser de questions.

Mettez en place des process (ou “marches à suivre”)

Autre problème d’organisation majeur que je rencontre parmi nos clients, c’est le fait de toujours tout recommencer de 0.

C’est-à-dire que pour une même tâche qui a tendance à se répéter, ils refont le même travail plusieurs fois. 🙄

Par exemple :

  • Écrire un compte-rendu client en partant d’une feuille blanche.
  • Créer un post Instagram en partant de 0 ou en cherchant un nouveau modèle sympa pendant 1h.
  • Déverser des idées sur un projet sur lequel vous avez déjà réfléchi mais à un endroit différent et sans reprendre le travail déjà réalisé.

Disons-le : ce n’est pas une bonne idée. 🙅‍♀️

Déjà, ça prend un temps fou. Or, l’ennemi de votre organisation et de votre sérénité, c’est bien la perte de temps inutile.

Mais ça conduit aussi à vous embrouiller car ça devient rapidement chaotique : vous vous retrouvez avec un tas d’informations et de façons de faire différentes rangées à des endroits différents pour exactement les mêmes sujets…

Je ne peux que vous conseiller 1000 fois (je n’exagère pas) de mettre en place des méthodes de travail bien cadrées. Ça prend plus de temps au début et vous perdrez certainement un peu de temps avant d’en gagner, mais ça vaut le coup. 🙏

Adoptez les bonnes habitudes et des méthodes de travail rôdées.

Par exemple, chez Elona :

  • On a mis en place des étapes claires lorsqu’on a un nouveau client potentiel et ce sont toujours les mêmes. On a un espace client type qu’il nous suffit de dupliquer pour chaque nouveau client. On a des supports dans toutes nos prestations qu’on partage à chacun de nos clients sans avoir besoin de les refaire à chaque fois… La liste est longue.
  • Je repars toujours d’une même base pour créer les images de blog, les posts Instagram ou même nos présentations pour tel ou tel évènement. De même pour la création de sites internet : c’est le principe de nos sites WordPress semi-personnalisés avec templates qui nous permettent de proposer des sites professionnels à tarif réduit parce que je sais optimiser mon temps de travail derrière.

Et ces process évoluent régulièrement !

On les adapte et on les améliore en fonction des retours, des résultats, de la facilité d’exécution, etc.

Faites du « batch working »

Vous avez peut-être déjà entendu parler du “batch working”. C’est une méthode vue et revue dans le monde de l’organisation mais ce n’est pas pour rien !

Ça consiste à regrouper les tâches de même nature et à les réaliser dans un créneau de temps dédié.

Par exemple, au lieu de répondre à mes e-mails ou à passer mes factures au fil de l’eau, je me bloque un temps quotidien pour répondre à tous mes e-mails d’un coup et un temps hebdomadaire pour m’occuper des factures de la semaine.

De la même façon, plutôt qu’écrire un article de blog à la fois et de les publier un à un, je me bloque un temps d’écriture pour en écrire 3 ou 4 puis un temps de programmation pour tous les mettre en page et les planifier.

C’est une méthode qui part du constat qu’à chaque fois qu’on (re)commence une nouvelle tâche, il nous faut 5 minutes pour nous remettre dedans, être concentré et entrer en mode “croisière”. 🛥️

Disons que je mets 1h à écrire un article. Je mettrai donc 3h05 à écrire 3 articles si je les écris d’un coup (je compte 5 minutes de “mise en route”). Par contre, si j’écris mes articles par tranche de 30 minutes, à des moments différents, quand je “trouve” le temps, je mettrai (30+5)*2*3 = 210 minutes soit 3h30. Et hop, j’ai déjà perdu une demie heure !

Quand on fait ça pour tout, ça fait beaucoup de temps perdu en fin de journée. Très facilement 1 ou 2h.

Il peut être tentant de faire des petits morceaux de tâches à droite et à gauche mais ce n’est pas vous rendre service. En réalité, sans même prêter attention aux chiffres, il est plus agréable, plus simple et plus efficace d’avancer sur des tâches en prenant le temps de s’y concentrer plus que quelques minutes.

Ça se rapproche du “Deep Work” qui consiste à se réserver de grands créneaux de temps pour réfléchir et avancer sur des projets qui demandent beaucoup de concentration. Apprendre à éviter les distractions et le papillonnage en quelque sorte.

En bref, construisez-vous une routine d’habitudes et bloquez des temps dans votre agenda.

Priorisez, assumez vos priorités et tenez-vous-y

Ah la priorisation, point souvent fâcheux mais pourtant l’un des plus problématiques 😅

Qu’on se le dise, les “je n’ai pas le temps” sont majoritairement des “je ne prends pas le temps”.

Ça ne veut pas dire qu’il est facile d’incorporer la tâche en question dans le quotidien. Ça veut juste dire qu’on ne la trouve pas suffisamment importante pour la faire à la place d’une autre.

En bref, on ne la priorise pas. C’est donc un CHOIX.

On en est responsable et non victime 😉

Et c’est OK. Mais une fois que ce choix est fait, alors il faut l’assumer.

Si c’est important et prioritaire pour vous, donnez-vous RÉELLEMENT les moyens de le faire.

Faites preuve d’autodiscipline, ne changez pas d’avis tous les 4 matins et sachez vous secouer un peu. 🤷‍♀️

Bloquez un temps dans votre agenda pour réaliser la tâche comme un vrai RDV que vous ne pouvez pas annuler au dernier moment.

Autrement, il vaut mieux laisser tomber ou remettre à plus tard et accepter que ce n’est pas le bon moment.

Il ne sert à rien de s’engager dans plein de projets si c’est pour les mener qu’à moitié et ne pas tenir vos engagements.

Le tout, en étant débordé et en ayant donc bien conscience de ne rien faire correctement.

C’est désagréable pour tout le monde : autant pour vous que pour ceux autour qui pâtissent de votre travail désorganisé. 😮‍💨

Anticipez et n’attendez pas le dernier moment

Ne faites pas l’autruche quand vous savez que vous avez une charge de travail conséquente qui arrive.

Ne vous engagez pas non plus dans des délais courts ou de nouveaux projets alors que vous partez en vacances dans 1 semaine.

Et puis, bien sûr, n’attendez pas le dernier moment pour faire ce que vous avez à faire 🤯

Depuis l’école, il y a toujours eu la team “je commence dès que possible” et la team “dernière minute”. J’entends souvent dire que travailler à la dernière minute est plus boostant, que certains sont plus performants sous pression, etc. J’ai moi même déjà pu le ressentir : on est dans le feu de l’action, ça va vite, on se sent hyper efficaces.

Sauf que, si ça peut fonctionner de façon occasionnelle, sur le long terme, c’est surtout du stress, du travail bâclé et des décisions prises dans la panique de façon non réfléchie. Franchement, on oublie. 😣

Personnellement, je sais qu’il y a des moments où je vais avoir beaucoup de travail en termes de création de sites internet (et ça prend beaucoup beaucouuuup de temps 😅).

Dans ces périodes, je fais en sorte d’avoir avancé sur le reste de mon travail en amont : je prépare les prochaines vidéos Youtube, les articles, je finalise les plus petits projets clients, je préviens Coline pour organiser notre travail ensemble…

Je ne m’engage pas non plus dans de nouveaux projets ou je préviens de suite que le délai sera plus long.

Anticiper, ça passe aussi par rentabiliser les temps plus creux et en profiter pour avancer sur d’autres choses.

Concentrez-vous sur l’essentiel

Quand il s’agit d’organisation, je vois trop de personnes passer plus de temps à essayer de s’organiser qu’à réellement être organisé et à avancer dans leur travail.

Vous n’avez pas besoin d’avoir plein d’outils différents ou de méthodes compliquées et originales pour être organisé. Si vous voulez mon avis, chercher compliqué et multiplier les outils non nécessaires est la meilleure façon de ne pas être organisé. 🤷‍♀️

Je sais que ça peut être important pour certains, mais vous n’avez pas non plus besoin que tout soit toujours beau.

Bien souvent, ce réflexe de toujours vouloir que ce soit parfait ou la “meilleure solution” pour commencer est en réalité une forme d’évitement et de procrastination active : tant que je m’occupe à m’organiser ou tant que je n’ai pas LA bonne méthode, je ne travaille pas et je ne m’active pas à la tâche.

Je me souviendrai toujours de mes années prépa où je voyais certains de mes camarades passer plus de temps à décorer leur fiche et à y mettre plein de couleurs qu’à réellement apprendre ou en lire le contenu. Je peux vous dire que ça se voyait dans les résultats d’examens 🤷‍♀️

Bref, supprimez le superflu.

Faites simple. C’est souvent le plus efficace.

N’oubliez pas que l’objectif principal est de vous dégager du temps en travaillant de façon plus efficace et en travaillant moins pour un résultat équivalent ou supérieur. ☝️

C’est sur ce dernier conseil que je conclue cet article qui je l’espère, saura vous être utile.

Je vous invite à prendre cette question d’organisation « au sérieux ». Je vous assure qu’être mieux organisé.e peut réellement changer votre quotidien et vous permettre d’avancer plus vite et plus loin.

Je vois trop souvent le manque d’organisation être un frein dans le développement d’activité.

Alors, si vous avez besoin d’être accompagné.e pour trouver vos marques et ce qui fonctionne pour vous, réservez votre appel découverte gratuit et échangeons ensemble sur la question !

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