Pourquoi et comment utiliser Notion simplement ? (tutoriel 2024 complet)

par | 18 Jan 2024

Qu’est-ce que Notion ?

Notion est une application de gestion tout-en-un qui offre de nombreuses fonctionnalités :

  • gérer et organiser vos tâches (faire votre to-do list, organiser votre emploi du temps…)
  • prendre des notes et les organiser (notes de lectures, compte rendu de RDV professionnels…)
  • créer et organiser votre contenu (création d’un calendrier éditorial, rédaction de vos articles de blog ou posts pour les réseaux sociaux…)
  • gérer et conserver tous les documents relatifs à votre activité (fiches clients)

💡 Notion s’utilise sur ordinateur dans votre navigateur web, mais aussi sur téléphone mobile avec une application. Ainsi, vos informations se synchronisent automatiquement et vous pouvez les retrouver facilement sur tous vos outils.

Exemple d’un tableau de bord Notion sur ordinateur
Aperçu de l’application Notion sur mobile

Notion peut s’utiliser seul (version gratuite) mais a aussi un énorme potentiel collaboratif et il s’utilise beaucoup en équipe (version payante). Il s’utilise ainsi autant de façon personnelle (pour y tenir une liste de lecture, y enregistrer vos recettes préférées ou gérer vos finances par exemple) que de façon professionnelle.

Notion est devenu très populaire ces dernières années en raison de sa flexibilité et de sa facilité d’utilisation. Chez Elona, ça fait 3 ans qu’on fait TOUT sur Notion : nous y avons centralisé nos documents et nos informations, ce qui nous permet de tout retrouver rapidement et au même endroit.

Pourquoi utiliser Notion ? (exemples d’application)

Notion est extrêmement flexible et offre (vraiment) BEAUCOUP de fonctionnalités :

  • ll sert votre organisation, votre productivité et votre stockage d’information.
  • Il vous libère d’une certaine charge mentale et apporte de la sérénité : n’ayez plus peur d’oublier telle ou telle chose, ne cherchez plus après vos notes dans plein de carnets ou d’applications différentes… Retrouvez tout, simplement et rapidement.
  • On peut en faire un usage “basique” ou plus avancé. Les fonctionnalités de base suffisent pour se créer un espace d’organisation aux petits oignons. Les fonctionnalités plus avancées permettent d’aller plus loin : automatisation et intégration d’outils tiers, utilisation de formules mathématiques, etc. Libre à vous de n’utiliser que ce qui vous intéresse !

Voici quelques unes de ses fonctionnalités les plus utiles et des cas d’application les plus récurrents dans le cadre d’une activité professionnelle indépendante :

Tableau de bord, planning, to-do list (pages simples)

Notion vous permet de créer autant de pages que vous le souhaitez et de les organiser en dossiers et sous-dossiers (un peu comme l’explorateur de fichiers par défaut de votre ordinateur).

Mieux, il vous permet de lier des pages entre elles, de créer des relations et de leur ajouter des catégories (ou d’autres paramètres) pour les trier et les retrouver plus facilement. Vous pouvez ainsi créer un réel tableau de bord regroupant toutes les pages les plus importantes de votre espace.

Notion dispose d’une fonctionnalité de recherche rapide : vous tapez un mot clé et il retrouve instantanément toutes les pages contenant ce mot. Pratique !

Dans vos pages, en plus de textes simples, vous pouvez intégrer : des médias (images, audios, vidéos), des liens (partage d’une page web, d’une carte Google Maps), des cases à cocher (parfait pour les To Do list), des menus déroulants (pour masquer un long texte), etc.

Exemple d’une page Notion organisée

Calendrier de contenu et tableaux (bases de données)

L’une des fonctionnalités les plus puissantes de Notion est la création de base de données.

Vous pouvez organiser vos données dans un tableau mais aussi sous la forme d’un rétroplanning, d’une galerie d’images, etc.

Les données peuvent facilement être triées et filtrées grâce à l’ajout de “propriétés” pour chacune d’entre elles.

Par exemple, si vous créer une liste de lecture, vous pouvez présenter vos livres dans un tableau et ajouter les propriétés “année de publication” “thématiques du livre”. Vous pourrez ensuite trier vos livres du plus récents au plus ancien et les filtrer par thématique.

💡 A la différence d’Excel, chaque donnée a sa propre page qui peut être complétée. Vous pouvez par exemple écrire un résumé ou un avis sur chacun des livres que vous avez lus.

Personnellement, nous utilisons les bases de données pour référencer tous nos clients potentiels, clients effectifs et partenaires. Chacun d’entre eux a sa propre fiche et ses propres contenus qu’on tient à jour et sur lesquelles on ajoute nos notes après chaque RDV.

Exemple d’une base de données Notion pour la prise de notes. Les notes peuvent être filtrées ou triées par « cours » et « type ». Pour chaque note est aussi indiqué le lien du support de cours s’il y en a.

👉 Une autre utilisation courante de la base de données est la création d’un calendrier éditorial.

On y note les contenus (articles, posts réseaux sociaux, vidéos Youtube) qu’on souhaite publier, on y écrit nos brouillons, on y garde les contenus publiés pour avoir un historique et les retrouver facilement… Ca nous permet d’avoir une vue d’ensemble et un suivi de tout ce qu’on crée.

Exemple d’un calendrier sur Notion
Exemple d’un calendrier éditorial sur Notion avec une vue tableau (peut aussi être affiché en vue calendrier comme la première image)

Partage et publication de documents (d’une page ou d’un “site”)

Une autre fonctionnalité puissante chez Notion, c’est le partage de document.

Notion est un outil collaboratif. Dans sa version payante, vous pouvez travailler à plusieurs sur un même espace, laisser des commentaires et des notes nominatives, envoyer des notifications, travailler sur un même document à plusieurs en temps réel…

Vous pouvez aussi partager un document Notion à n’importe qui, juste en lui partageant une invitation par e-mail. Et ce y compris dans la version gratuite. Cette personne pourra visionner et commenter votre document ! Elle pourra même le modifier si vous lui en donner l’autorisation.

Notion rend même possible la publication de page publique. C’est-à-dire que vous pouvez publier votre page afin que n’importe qui avec le lien puisse la visionner librement (sans avoir à recevoir une invitation par e-mail).

Certains utilisent ainsi Notion comme un petit site web ou une extension de leur site.

Comment découvrir Notion ?

Vous pouvez essayer Notion en vous rendant sur leur site : https://www.notion.so/ et en cliquant sur “Essayer Notion” en haut à droite. Pour vous connecter, créez un compte ou utilisez simplement votre adresse Google.

C’est gratuit !

Je vous invite ensuite à visionner notre tutoriel pour prendre en main votre espace.

Commencez par créer les pages qui vous intéressent et organisez-les pour créer votre tableau de bord.

II existe aussi une ribambelle de modèles gratuits à télécharger selon vos besoins. On vous montre comment faire dans le tutoriel.

Le tutoriel complet 👇

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